スケジュール管理の重要要素!?全てを手帳に一元化!

自身のスケジュール管理をどうするのかを一度や二度考えたことがあるのではないでしょうか。私もそのうちの一人です。物事が達成できなかったり、先延ばしにするのは根本的なところ手帳管理が雑だからだと言うことに気づきました。手帳はただ時間を管理するだけではありません。もしもあなたがもっと成功したい、もっと成長させて人生の選択肢を増やし たいという願望をお持ちであれば、成功の原則に基づいたノウハウを手 帳に盛り込んでいく必要があります。

例えば、時間管理においてはタスクの細分化です。1単位5分でできるまで細分化します。また自分自身の価値観、将来の夢・目標、ヴィジョンボード、モチベーションを上げる言葉、金銭管理、個人アドレス帳、本日のよかったことリスト、仕事における教訓、本から学んだこと、意思決定記録、そして達成できた らお祝い!というようなことも盛り込んでいます。

今まではデバイスを3つに分散させていました。スマホで個人アドレス帳と金銭管理、手帳に将来の夢・目標、ヴィジョンボード、デイリータスク、一日のスケジュール、パソコンに今日の振り返りと明日の方針と3つぐらい分かれていました。それでは力も分散されるし、どれから手をつけていいのか迷ってしまうし、迷う時間がロスを生みます。

パワーの分散を解決しようとはじめたのが、手帳にすべて集約するというこ とでした。成功の9ステップの著者であるジェームス・スキナー氏も”プランナーの活用と情報の一元化”を勧めていました。そして、手帳を何度も開けたいというような環境を整えようと決めました。この手帳が自分自身の分身ともいうべきものであるぐらい手帳を活用すれば、すなわちそれは時間を大切にすることになるし、時間を大切にすれば夢や目標を大切にすることになる。

それは人生を大切にすることになるので、しいては自分を大切にすることになる。まずは自分自身を大切にしていきましょう!では実際に具体的な活用方法について見ていきましょう!

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まずどんなタイプの手帳を選ぶのか?

私が活用しているのはFiLoFaxのバインダー にフランクリンプランナーのユニバーサルタイプのリフィルを使っています。7つの習慣のタイプでも良かったんですが、行間が短いので書きづらい のです。ただこのリフィルは若干高額ですが、一年間使うので1ヶ月単位で金額換算すればそれほどの投資ではありませんよね。日々のスケジュール管理であれば本屋で売っているような手帳でもいいのですが、全て盛り込むためにはリフィル式である程度大きめのコンパク トサイズが望ましいです。

 

目的地を書く

よく目標とか夢というような別の言葉で表現されることが多いですが、要す るに目的地を明確にすることです。自分が実現したいこと、体験したいこと、行ってみたいことを明確にする。望んでいるイメージに近い写真があればヴィジョンボードとして貼り付けて いくことです。それは自分の価値観を明確にするのと似たような作業にな ります。ちょうど7つの習慣のリフィルのスタータキットを活用すれば個人のミッショ ンステートメントを発見する手法が掲載されているのでよく理解出来ると思います。

 

現在地との差を明確にする

スケジュール管理の重要要素!?手帳に全部書き込む!

例えば、5 年後に1000万稼ぐという目標を立てたなら、3年後なら700万、1年後なら300万というように目標を細かく区切っていきます。ジャンル別の目標が仕事面と家庭面、個人面で分類します。そうすると、横軸に時間(t)、縦軸にジャンルで分割して表を作ればわかりやすいです。さらに、直近の1年間、3ヶ月、1ヶ月とブレイクダウンしていきましょう。

 

5分単位の細分化

最終的に5分単位のタスクにまで細分化していきます。よく細分化は力なりといいます。目標設定シートを活用していきます。なかなか行動に移すことができないのは細分化があまいので、さらに細かく噛み砕くことができるかどうか考えます。その5分単位のタスクをいつ実 行するのかを割り振る仕分け作業をします。本日必須なのか、明日以内 なのか、一週間以内という形で分類します。

 

金銭管理シートの活用

今までスマホについているアプリ機能で管理していました。なかなか高機能で手帳に移行するのは二の足を踏んだのですが、ただスタータ キットに金銭管理のシートもついていたので思い切ってチャレンジするこ とにしました。デジタルと手書きとでは重みが違います。本当に必要な支出かどうかチェックできるからです。

手帳に一元化を図れば、スマホやパソコンを立ち上げなくてもすぐに見えます。なによりスマホを触るとついついメールやSNSが気になって、時間を侵食されてしまうじゃないですか。時間を大切にしたいならスマホは起動させないようにしたほうがいいです。最近はスマホを見る時間を決めています。

あまり家計簿をつけていない人がほとんどでしょうが、普段から意識して支出を抑えようとしていないと、ついつい衝動的に商品を購入してしまいます。別に財布の紐がきついとか、緩いというのではありません。なので時間管理と同じように金銭管理もとても大切なのです。

 

一日を振り返る作業

今日のよかったことを振り返る作業をします。ちょっとしたことでいいのです。例えば、 自動販売機の小銭入れに100円が落ちていた。コンビニの店員が愛想がよかった。こんな程度でいいです。毎日よかったことを積み上げていけば成功パターンが見えてきて、人生 が充実していると実感できるようになります。以上のような項目を盛り込んでいけばそれだけで逆に手帳が手放せなく なります。

 

最後に・・・

自分自身の立ち位置や方向性で悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。自分自身の不遇を悩む暇があるならば、ぜひ手帳を活用して主体的な人生を目指してみませんか?応援します。ただ手帳に関しては、私も毎日最適な使い方を模索している段階です。毎日毎日改良して自分だけの手帳を作り続けていきたいですね。

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